mindmap
root)Trình bày thông tin(
Xác định nội dung
Lọc thông tin ^1
:::mapping
Xử lý thông tin
Đánh giá tiến trình ^2
:::mapping
Phân loại thông tin ^3
:::mapping
Sắp xếp thông tin ^4
:::mapping
Sử dụng các nguồn thông tin đa dạng ^5
:::mapping
Đánh giá tính khách quan ^6
:::mapping
Trả lời
Không cần trả lời ngay lập tức ^7
:::mapping
Tập trung vào điểm chính ^8
:::mapping
Cắt ngang ^9
:::mapping
Sử dụng ví dụ ^10
:::mapping
Tránh sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp ^11
:::mapping
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản ^12
:::mapping
Sử dụng các công cụ hỗ trợ ^13
:::mapping
Xác định nội dung
Hiểu đúng thông tin
- Khi tiếp nhận một câu hỏi, bạn cần hiểu đúng thông tin mà người nghe đang hỏi/truyền đạt.
- Hãy loại bỏ các thông tin không cần thiết và tập trung vào những thông tin quan trọng.
- Nếu không chắc chắn, hãy yêu cầu người nói làm rõ. Bạn cũng cần hiểu về ngữ cảnh mà người nói đang hỏi.
Xử lý thông tin
Đánh giá tiến trình
- Khi người nghe trả lời câu hỏi của bạn, hãy đánh giá tiến trình của họ và xem liệu họ đã đạt được mục tiêu của mình hay chưa. Hãy đưa ra thông tin hỗ trợ và hướng dẫn để giúp họ cải thiện kỹ năng mềm của mình.
- Ví dụ, nếu người nghe đang học cách giao tiếp hiệu quả, hãy đánh giá tiến trình của họ và đưa ra thông tin hỗ trợ để giúp họ cải thiện kỹ năng đó.
Phân loại thông tin
- Câu hỏi/thông tin người nói đang đề cập thuộc nhóm nào? kiến thức gì? là loại câu hỏi nào? Who-What-When-How-cảm thán….
- Bạn có thông tin/hiểu biết về chủ đề đó không? có cần action gì không?
Sắp xếp thông tin
- Hãy tưởng tượng bạn đang làm một công việc nhà. Bạn cần sắp xếp các đồ vật trong phòng cho hợp lý. Tương tự, hãy sắp xếp các thông tin theo thứ tự từ dễ hiểu nhất đến khó khăn nhất.
- Ví dụ, nếu trả lời câu hỏi về kỹ năng mềm, hãy sẽ sắp xếp thông tin theo thứ tự như sau: “Trước hết, hãy hiểu về kỹ năng mềm là gì… Sau đó, hãy biết cách phát triển kỹ năng mềm… Cuối cùng, hãy biết cách áp dụng kỹ năng mềm trong cuộc sống hàng ngày.”
- Sắp xếp thông tin theo thứ tự giúp người nghe dễ dàng hiểu rõ hơn về chủ đề mà bạn đang nói đến.
Sử dụng các nguồn thông tin đa dạng
- Sử dụng các nguồn thông tin đa dạng để đảm bảo rằng thông tin của bạn luôn toàn diện và chính xác. Điều này giúp bạn cung cấp cho người nghe những thông tin đa chiều và hữu ích.
Đánh giá tính khách quan
- Cần đánh giá tính khách quan để đảm bảo rằng thông tin của bạn không bị ảnh hưởng bởi ý kiến hoặc quan điểm cá nhân. Điều này giúp bạn cung cấp cho người nghe những thông tin khách quan và trung thực.
Trả lời
Không cần trả lời ngay lập tức
- Bạn không cần phải trả lời ngay lập tức, hãy ngừng lại suy nghĩ một vài giây để có thời gian suy nghĩ và phân tích.
- Giao tiếp bằng mắt, Không phán xét và Tìm điểm chung
- Hãy bình tĩnh, điềm đạm, chuyên nghiệp. Đừng để cảm xúc chi phối.
Tập trung vào điểm chính
- Hãy tập trung vào điểm chính mà người nghe đang tìm kiếm. Tránh đưa ra nhiều thông tin không cần thiết và chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng.
- Ví dụ, Q:”Kỹ năng mềm là một kỹ năng gì?”, A:”Kỹ năng mềm là một kỹ năng giúp chúng ta làm việc tốt hơn với đồng nghiệp”. Câu trả lời đã tập trung vào điểm chính mà người nghe đang tìm kiếm và tránh đưa ra nhiều thông tin không cần thiết.
Cắt ngang
- Hãy tưởng tượng bạn đang xem một bộ phim. Khi phim bắt đầu, bạn nhìn thấy tất cả các cảnh mà phim có thể mang lại. Nhưng khi phim tiếp tục, bạn chỉ nhìn thấy những cảnh quan trọng nhất, và bỏ qua những cảnh khác, đó là Cắt ngang.
- Khi trả lời, hãy sẽ cắt ngang vào những thông tin quan trọng nhất và bỏ qua những thông tin không cần thiết. Như vậy, người nghe có thể tập trung vào những điểm chính mà bạn đang nói đến.
Sử dụng ví dụ
- Hãy tưởng tượng bạn đang học cách đi xe đạp. Bạn muốn biết cách di chuyển khi trên đường. Hãy lấy ví dụ về cách di chuyển khi trên đường: “Nếu bạn đang đi trên đường và thấy một người đi bộ, hãy dừng lại và xem xét tình huống trước khi vượt qua họ.”. Ví dụ như vậy giúp người nghe hiểu rõ hơn về cách di chuyển khi trên đường.
- Các ví dụ dử dụng cần liên hệ thực tế “Ví dụ như một nhân viên có kỹ năng mềm tốt sẽ biết cách làm việc cùng với đồng nghiệp để đạt được mục tiêu chung”.
Tránh sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp
- Hãy tưởng tượng bạn đang chơi một trò chơi đơn giản. Bạn không cần phải biết các từ ngữ phức tạp để có thể chơi trò chơi. Cũng như vậy! Khi trả lời một câu hỏi, hãy tránh sử dụng các từ ngữ quá phức tạp, hãy dùng những từ ngữ dễ hiểu.
- Ví dụ, nếu bạn nói “Kỹ năng mềm là một kỹ năng quan trọng trong việc quản lý nhân sự”, người nghe có thể hiểu rõ hơn về chủ đề đó. Thay vào đó, bạn có thể nói “Kỹ năng mềm giúp chúng ta làm việc tốt hơn với đồng nghiệp” - điều này dễ dàng hơn và dễ hiểu hơn.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản
- Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản để đảm bảo rằng thông tin của bạn dễ hiểu và accessible cho mọi người, bất kể tuổi tác hoặc trình độ học vấn.
- Ví dụ, nếu bạn muốn giải thích một khái niệm phức tạp như “Kỹ năng mềm”, hãy giải thích nó theo cách đơn giản và dễ hiểu. Thay vì sử dụng các từ ngữ phức tạp, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản để giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề đó.
- Sử dụng ngôn ngữ thân thiện và dễ hiểu để đảm bảo rằng thông tin của bạn dễ tiếp cận và dễ hiểu. Điều này sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả với người nghe và cung cấp cho họ những thông tin hữu ích.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ như hình ảnh, video, hoặc âm thanh để minh họa cho các thông tin và làm cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn.
